1. Polje u kojem se automatski navode podaci o naručitelju, odnosno Korisniku proračuna i osobi koja vrši narudžbu.
2. Polje u kojem se automatski navode podaci Odabranog ponuditelja za predmetni okvirni sporazum.
3. Jedinstveni broj narudžbenice koji se automatski generira slučajnim odabirom.
4. Bar kod jedinstvenog serijskog broja narudžbenice koji se automatski generira slučajnim odabirom.
5. Jedinstveni serijski broj ugovora-narudžbenice koji se automatski generira slučajnim odabirom a služi za unos prijemnica.
6. Mjesto isporuke. Zadana postavka je da je adresa Naručitelja, ali je moguće za više naručitelje definirati zajedničko skladište na koje će se roba isporučivati.
7. Vrijeme generiranja ugovora-narudžbenice
8. Ugovoreni rok plaćanja.
9. Najduži ugovoreni rok isporuke.
10. Ugovoreni način plaćanja.
11. Redni broj pozicije na ugovoru-narudžbenici.
12. Redni broj pozicije (artikla) na pripadajućem Obrascu za cijenu ponude.
13. Interna šifra artikla dobavljača.
14. Naziv robe / usluge / radova.
15. Jedinica mjere.
16. Pakiranje, odnosno količina artikala koju je odabrani ponuditelj dužan isporučiti u jednom pakiranju. Cijena iz Obrasca za cijenu ponude i ugovora-narudžbenice se na pojedinim pozicijama razlikuju zbog preračuna pojedinačnih artikala u pakiranja istih (npr. cijena ponuđena za jednu rolu ubrusa se preračunava u cijenu pakiranja koje sadrži 3 role ubrusa).
17. Količina pakiranja koje je dužan isporučiti odabrani ponuditelj.
18. Jedinična cijena sa uračunatim PDV-om.
19. Vrijednost sa uračunatim PDV-om.
20. Ukupan zbroj vrijednosti sa uračunatim PDV-om.
21. Prijedlog datuma isporuke koji definira naručitelj, a koji ne može biti kraći od najduže ugovorenog roka isporuke.
22. Napomena koju slobodno unosi naručitelj (npr. isporuka na neku drugu adresu, određenim danima ili sl.).
23. Automatski generirane ostale odredbe ugovora-narudžbenice.
24. Mjesto predviđeno za potpis i pečat naručitelja.
25. Mjesto predviđeno za potpis i pečat odabranog ponuditelja.

Faza 1: Priprema i planiranje JN

Aksis.Nabava omogućava kreiranje planova javnih nabava s odgovarajućim parametrima. Ukoliko postoji više organizacijskih jedinica za koje je potrebno provoditi javnu nabavu, svaka pojedina organizacijska jedinica može iskazivati potrebe za pojedinačnim artiklima koji pripadaju pojedinoj stavci plana. Unošenje i organizacija internih artikala se radi kroz šifrarnike artikala, gdje se unose artikli sa svim svojim značajkama (nazivi, tehnički opisi i sl.) i organiziraju kroz kategorije koje je moguće hijerarhijski slagati. Interni artikli se pri dodjeli ugovora povezuju s ponuđenim artiklima, tako da se ugovoreni artikli automatski dodjeljuju korisnicima koji su iskazali potrebe za istima, naravno, sukladno iskazanim potrebama. Na navedeni način je moguće pratiti put artikla od iskazivanja potreba za istim do realizacije odgovarajućeg vezanog artikla iz ugovora/okvirnog sporazuma.

Faza 2: Provedba postupka JN

U provedbi postupka javne nabave je potrebno izraditi veliki broj dokumenata koji sadrže veliki broj ponavljajućih informacija. Prilikom unosa informacija u sustav, svaka informacija je parametrizirana i dodijeljena joj je ključna riječ, čime je postala spojno polje koje je moguće ugraditi u bilo koji obrazac dokumenta. Slobodnim kreiranjem obrazaca omogućeno je na nekoliko klikova dobiti dokumente za čije kreiranje je inače potrebno znatno vrijeme i rad, te je na taj način otklonjena mogućnost ljudske greške kod ručnog upisa informacija u različite dokumente.

Dakle, informacije jednom unesene u bilo kojoj fazi postupka (npr. u planu nabava, zahtjevu za pokretanje postupka, unosa ponuda, itd.) nije potrebno ponovno ručno unositi u bilo koji dokument, nego se iste automatski smještaju u predviđena spojna polja u obrascima, koje je moguće slobodno kreirati. Osim putem obrazaca, dokumente je moguće kreirati od unaprijed pripremljenih gradivnih cjelina (npr. članaka) kojima se prilikom kreiranja dodjeljuju određeni atributi prema kojima algoritam odabire odgovarajući članak za predmetnu nabavu.

Ugovori i ostali dokumenti se generiraju iz zahtjeva za javnu nabavu, povlačeći svaku unesenu vrijednost iz zahtjeva ili drugog e-dokumenta,svaki podatak je parametar, a ne samo tekst, tako da je moguće te parametre povlačiti na druge pozicije, bez intervencije korisnika. Drugim riječima, cjelokupan sustav je parametriziran i moguće je aktivno upravljati parametrima bez potrebe ponovnog unosa.

Faza 3: Kontrola izvršenja ugovora JN

Izvršenje ugovora je moguće pratiti i materijalno i financijski. Prilikom izvršenja ugovora jasno je definirana uloga i odgovornost svake organizacijske jedinice, što povećava disciplinu i distribuira poslove praćenja i nadzora ugovora do svakog pojedinog korisnika u sustavu za dio koji mu pripada. Sveobuhvatnu kontrolu i uvid u realizacije ugovora ima hijerarhijski najviša organizacijska jedinica/ce. Analiza JN je moguća po parametrima kao što su organizacijska cjelina, period, procijenjena vrijednost, dobavljač, artikl itd. Usluga, rad ili artikl kao najmanja obračunska cjelina daje mogućnost uvida i usporedbe po drugim parametrima kao što je npr. Dobavljač.Artikl.JavnaUstanova.Godina – Gdje saznajemo koliko je određeni dobavljač isporučio određenih artikala, po kojoj cijeni i u kojoj količini, te u kojem periodu.

Ocjena uspješnosti provedenih postupaka, ocjena dobavljača, financijska analiza ugovorenih stavki, kvaliteta izvršenja ugovora, mogućnost pozivanja prethodno uspješno provedenog postupka, te drugi elementi koji direktno utječu na kvalitetu poslovanja određene institucije ili organizacijske cjeline će biti lako dostupni, te će i institucije koje nemaju kapacitet tima za javne nabave jer su manje ili nemaju često provedbu javnih nabavki, moći kvalitetno pripremiti i provesti postupak, i pratiti izvršenje ugovora.